Invoice adalah dokumen yang dikirim oleh penyedia produk atau layanan kepada pembeli. Faktur menetapkan kewajiban dari pihak pembeli untuk membayar, membuat piutang dagang. Dengan kata lain, faktur adalah verifikasi tertulis dari perjanjian antara pembeli dan penjual barang atau jasa.

Note : Invoice merupakan bagian penting dari sistem pembukuan dan pencatatan akuntansi bisnis Anda karena mencatat transaksi penjualan.

Untuk membuat invoice biasa disertakan :

Invoice Date. Tanggal pembuatan faktur kepada pelanggan. Jika Anda memiliki persyaratan (batas waktu pembayaran), Anda ingin memasukkan tanggal sehingga semua orang tahu kapan pembayaran jatuh tempo.

Names & Address Customer. Jika Anda membuat Invoice dalam Software akuntansi, Anda mungkin hanya memerlukan alamat email pelanggan, tetapi masih merupakan ide bagus untuk mengumpulkan dan memasukkan alamat fisik, jika Anda perlu mengirim surat atau dokumen nyata.

Description of items. Baik produk atau layanan, termasuk harga dan jumlah. Seringkali Anda akan memiliki deskripsi item standar dan nomor inventaris. Namun, spesifik dan serinci mungkin pada saat Anda membuat faktur. Ini menghindari kebingungan dan masalah Produk yang dikirim.

Penjelasan Sales Invoice berdasarkan Software Akuntansi

Invoice adalah faktur penjualan kepada customer, dimana pada aktifitas ini terjadi pengakuan Piutang Customer. SI biasa dibuat berdasarkan atas Sales Quotation (Penawaran), Sales Order (Pesanan) atau Delivery Order (Pengiriman Barang), tetapi dapat juga langsung dibuat dengan mengisi item yang akan dijual. berkut ini contoh gambar invoice

invoice adalah

Menu pada Formulir Sales Invoice dan Penjelasannya :

  1. Preview : Membuka tampilan SI sebelum di print
  2. Select DO : Menarik DO yang sudah dibuat sebelumnya.
  3. Selain DO, SI juga dapat dibuat dengan memilih Quote atau SO atau RMA.
  4. Select DP : Untuk menambahkan DP, apabila pembayaran DP ada lebih dari satu kali.
  5. Copy Transaction : MengCopy Transaction dari item yang sudah diinput pada Sales Order. Untuk mengCopy Transaction ini, Anda harus melakukan Memorize Transaction terlebih dahulu.
  6. Memorize Transaction : Menyimpan detail item yang sudah di input pada Sales Invoice untuk memudahkan penginputan apabila ada item berulang yang dipesan di Sales Invoice lainnya.
  7. Recurring : Berfungsi untuk mengatur pencetakan ulang atas invoice yang sedang dibuka. Pembuatan invoice berulang dapat dilakukan secara mingguan, 2 mingguan, bulanan atau secara Caturwulan, Semester serta tahunan.
  8. Tombol : Tombol ini berfungsi untuk melihat jurnal dari transaksi Sales Invoice yang dibuat.
  9. Cust. Receipt : Shortcut untuk membuat penerimaan dari pelanggan atas invoice yang terbuka.
  10. Fiscal Receipt : Shortcut untuk membuat form Sales Receipt untuk penerimaan pembayaran pajak dari customer atas invoice yang terbuka.
  11. Save & New : Tombol untuk menyimpan Sales Invoice sekaligus membuka tampilan baru dari Sales Invoice.
  12. Save & Close : Tombol untuk menyimpan Sales Invoice sekaligus menutup tampilan.
  13. Pay : Tombol untuk menginput langsung pembayaran tunai pelanggan atau penerimaan penjualan tunai dari pelanggan, sehingga bila diklik tombol ini akan langsung diarahkan ke formulir penerimaan penjualan.
  14. Print : Tombol untuk mencetak langsung Sales Invoice yang sedang dibuat.

Kolom Pada Formulir Sales Invoice :

  1. Customer : Field untuk menentukan Customer
  2. PO No. : Diisi dengan no PO dari Customer
  3. Invoice No : No Invoice yang dibuat.
  4. Invoice Date : Tanggal dibuatnya SI
  5. Ship to : Secara otomatis terisi dengan Nama & Alamat Customer sesuai dengan data Customer, tetapi field ini dapat diubah apabila alamat pengiriman ada perubahan.
  6. Rate : kurs yang berlaku pada saat pembuatan invoice
  7. FOB : Pilihan cara penerimaan barang via FOB destination atau shipping point.
  8. Terms : Syarat pembayaran
  9. Fiscal Rate : Kurs pajak yang berlaku saat pembuatan invoice
  10. Ship Date : Tanggal pengiriman barang, biasanya mengikuti DO kalau sebelumnya sudah dibuat, atau sama dengan tanggal invoice.
  11. Ship Via : Pilihan jenis pengiriman barang.
  12. Receivable Account : Field yang menampung akun-akun piutang untuk invoice yang dibuat.
  13. Salesman : Field untuk memasukkan nama Salesman yang menjual.
  14. Warehouse : Untuk menentukan gudang yang akan diambil barang nya Detail Tabel Item Pada Formulir Sales Invoice
  15. Item : No barang yang dijual
  16. item Desc : Nama barang yang dijual
  17. Qty : Jumlah barang yang dijual
  18. Unit : Biasa kolom ini akan otomatis terisi sesuai dengan jenis satuan yang sudah di set pada barang.
  19. Unit Price : Harga per satuan barang. Kolom ini akan otomatis terisi apabila sudah harga jual barang sudah di set sebelumnya.
  20. Disc % : Kolom untuk mengisi diskon pada barang (jika ada)
  21. Tax : Kolom ini akan otomatis terisi dengan kode pajak jika field Sales Tax Code pada Item sudah di isi. Jika belum di set, maka kolom ini tidak akan terisi, tetapi Anda dapat langsung mengetikkan kode pajak sesuai dengan settingan Pajak Customer.
  22. Amount : Secara otomatis akan terisi dengan harga jual bersih dengan perhitungan Qty dikali Unit Price dikurangi dengan Disc.
  23. Qty Control : Kolom untuk memasukkan jumlah kuantitas dalam satuan unit lain, yang berfungsi untuk memudahkan penghitungan stock.
  24. Dept : Department yang menerbitkan Sales Invoice (jika ada).
  25. SN : Serial Number barang yang dijual Detail Tabel Use DP Pada Formulir Sales Invoice.
  26. Description : Jika formulir Sales Invoice anda buat berdasarkan SO (Select SO) dimana SO tersebut disertai uang muka maka kolom ini akan otomatis menampilkan deskripsi uang muka.
  27. Tax : Kode Pajak atas uang muka.
  28. Total DP : Jumlah uang muka yang ingin di gunakan. Biasa akan terisi otomatis dengan jumlah uang yang di terima, tetapi apabila ingin di ubah silahkan ketikkan langsung jumlah yang diinginkan pada kolom tersebut.
  29. SO No. : No SO asal uang muka
  30. Inclusive Tax : Kolom ini akan tercentang apabila uang muka yang digunakan sudah termasuk pajak.

Informasi Lainnya Pada Formulir Sales Invoice:

  1. Inv. Tax No. : Field untuk memasukkan kode faktur pajak dan akan muncul secara otomatis apabila customer yang bersangkutan di kenai pajak.
  2. Description : Keterangan atas Sales Invoice yang dibuat.
  3. Sub Total : Otomatis terisi dengan jumlah dari kolom Amount yang ada di bagian Detail.
  4. Disc : Field ini untuk menampung discount dari Sub Total, dapat diisi dalam persentase ataupun dalam jumlah amount. Untuk field dalam persentase dapat diisi dengan diskon bertingkat seperti 5+2+3, sedangkan untuk field yang dalam jumlah amount biasanya digunakan untuk discount pembulatan.
  5. Sales Tax : Informasi pajak ini akan muncul di bawah Discount apabila pada Sales Invoice ini dikenakan pajak (Customer dan Item sudah di set kode pajaknya).
  6. Freight : Field untuk mengisi biaya angkut yang akan di bebankan pada Customer.
  7. Freight Account : Field untuk menentukan akun yang akan menampung biaya kirim.
  8. Total Invoice : Menghitung secara otomatis dari Subtotal dikurangi Discount ditambah dengan Pajak dan Freight. Khusus untuk Pajak, jika option box Inclusive Tax di centang, maka Pajak akan dihitung secara inclusive dan di belakang angka total akan muncul tulisan Tax Included.